Этот шаг относится к сбору информации, такой как перечень товаров, человеко-часы, список элементов, использование услуг и т.д., чтобы выставить счет на оплату. Этот процесс происходит до того, как будет создан сам счет, и на него не влияет форма счета.
Любая автоматизация и улучшение подготовки счета на оплату не связаны с его формой.
Счет создается в системе и экспортируется в соответствующий формат, бумажный, pdf, HTML, структурированный XML.
Расходы на бумагу и печать, а также обработку почты.
Созданный счет на оплату отправляется покупателю в соответствии с определенной процедурой, т.е. физически, по электронной почте или через платформы обмена сообщениями.
В большинстве случаев экономия на почтовых расходах. Их заменяют электронные затраты на передачу, которые, как правило, значительно ниже.
Поскольку счет получен покупателем, он должен быть правильно идентифицирован как счет на оплату и назначен правильному внутреннему процессу.
Ручная обработка заменяется полуавтоматизированной или полностью автоматизированной системой. Визуальные цифровые счета, полученные по электронной почте, обычно требуют некоторой ручной сортировки (хотя это можно уменьшить, например, используя выделенные почтовые ящики). Структура данных в структурированном электронном счете на оплату позволяет полностью автоматизировать прием.
Счет проверяется, чтобы убедиться, что он соответствует заказанному и полученному количеству и ценам.
Процесс проверки состоит из сравнения счета с существующей информацией, такой как заказы, или применения правил принятия решений. Внутреннюю маршрутизацию визуального цифрового счета на оплату можно улучшить за счет использования систем обмена документами (решения для сканирования), а использование структурированного содержимого электронных счетов на оплату обеспечивает автоматическое сопоставление счетов. Автоматическое утверждение счетов часто дает покупателю значительные преимущества, освобождая время сотрудников, которые, как правило, занимают руководящие должности.
Покупатель вводит необходимую информацию из счета на оплату в свои учетные системы и присваивает соответствующие учетные ключи.
Ввод информации из визуальных цифровых счетов остается ручным. Структурированные электронные счета позволяют автоматически вводить информацию и автоматически назначать учетные ключи с помощью ссылок или правил. Автоматизированный ввод информации о счете на оплату значительно снижает риск ошибок при вводе, которые часто приводят к значительным затратам. Как правило, это значительный источник выгоды для покупателя.
Платеж по счету планируется либо в соответствии с договорными условиями, либо на основе платежной информации в счете.
Когда время до оплаты зависит от содержания счета, а не от договорных условий, структурированный электронный счет на оплату позволяет автоматически вводить соответствующую информацию. Это улучшает планирование платежей и позволяет избежать просроченных платежей.
Счет на оплату сохраняется для последующего извлечения.
Как визуальные цифровые счета, так и структурированные электронные счета значительно сокращают затраты на архивирование за счет снижения затрат на обработку и хранение.
В следующем списке представлен обзор типов затрат, которые можно снизить на различных этапах обработки, описанных выше.
