Acest pas se referă la colectarea de informații precum inventarul, orele de lucru, lista de articole, utilizarea serviciului etc. să emită o factură. Acest proces are loc înainte ca factura în sine să fie creată și nu este afectat de forma facturii.
Orice automatizare și îmbunătățire a pregătirii contului de plată nu are legătură cu formularul de factură.
Cont de plată este creată în sistem și exportată în formatul corespunzător, hârtie, pdf, HTML, XML structurat.
Costurile cu hârtie și imprimare, precum și cu gestionarea corespondenței.
Cont de plată creată este trimisă cumpărătorului în conformitate cu o anumită procedură, adică. fizic, prin e-mail sau prin platforme de mesagerie.
În cele mai multe cazuri, economii la poștă. Acestea sunt înlocuite cu costuri de transmisie electronică, care sunt în general mult mai mici.
Deoarece plata este primită de cumpărător, aceasta trebuie să fie corect identificată ca factură și atribuită procesului intern corect.
Prelucrarea manuală este înlocuită de un sistem semi-automat sau complet automatizat. Facturile digitale vizuale primite prin e-mail necesită, de obicei, o anumită sortare manuală (deși acest lucru poate fi redus prin utilizarea cutiilor poștale dedicate, de exemplu). Structura datelor din factura electronică structurată de plată vă permite să automatizați complet primirea.
Cont de plată este verificată pentru a se asigura că se potrivește cu cantitățile și prețurile comandate și primite.
Procesul de verificare constă în compararea unei facturi cu informații existente precum comenzi sau aplicarea regulilor de decizie. Dirijarea internă a facturii digitale vizuale poate fi îmbunătățită prin utilizarea sistemelor de schimb de documente (soluție de scanare), iar utilizarea conținutului structurat al facturilor electronice permite potrivirea automată a facturilor. Aprobarea automată a facturilor oferă adesea cumpărătorului beneficii semnificative, eliberând timp angajaților care ocupă de obicei funcții de conducere.
Cumpărătorul introduce informațiile necesare din factura pentru plată în sistemele lor contabile și atribuie cheile contabile corespunzătoare.
Introducerea informațiilor din facturile digitale vizuale rămâne manuală. Facturile electronice structurate permit introducerea automată a informațiilor și atribuirea automată a cheilor de cont prin link-uri sau reguli. Introducerea automată a informațiilor despre factură reduce foarte mult riscul erorilor de introducere, care adesea duc la costuri semnificative. De regulă, aceasta este o sursă semnificativă de beneficii pentru cumpărător.
Plată pentru cont de plată este planificată fie în conformitate cu termenii contractuali, fie pe baza informațiilor de plată din factură.
Atunci când timpul de plată depinde de conținutul facturii, și nu de termeni contractuali, factura electronică structurată de plată permite introducerea automată a informațiilor relevante. Acest lucru îmbunătățește planificarea plăților și evită plățile întârziate.
Cont de plată este salvată pentru extragere ulterioară.
Atât facturile digitale vizuale, cât și facturile electronice structurate reduc semnificativ costurile de arhivare prin reducerea costurilor de procesare și stocare.
Următoarea listă oferă o imagine de ansamblu asupra tipurilor de costuri care pot fi salvate în diferiții pași de procesare descriși mai sus.
